Tijdens mijn stage is mijn voornaamste taak het maken van drukproeven en offertes. Dit doe ik via een dashboard. Hier komen alle aanvragen van de klanten binnen. Je kunt zien wat klanten hebben aangevraagd, wat ze bedrukt willen hebben en soms nog een extra uitleg van de klant.
PromoXL heeft heel veel verschillende producten. Het kan een simpel product zijn, zoals een pen met alleen het logo van een klant. Het kan ook zo zijn dat een klant vraagt om een design te maken voor bijvoorbeeld een festivalbandje. Dan krijg je het logo toegestuurd en kun je in Photoshop een design gaan ontwerpen voor de klant.
De mensen die bij dit proces betrokken zijn, zijn natuurlijk de klant die de aanvraag plaatst, ikzelf die het design en de offerte op maat maak voor de klant. Soms heb ik vragen over hoe iemand iets zou doen of hoe iets werkt. Dan vraag ik het aan een van de eigenaren of iemand van het team. Ik heb een eigen laptop gekregen waarop alle programma’s staan die ik nodig heb om drukproeven en offertes te maken. Dit doe ik altijd op het kantoor van PromoXL in Mierlo. Dit proces speelt zich elke stagedag af, want dit is mijn voornaamste taak tijdens mijn stageperiode.
Het doel is om de klanten een mooi design aan te leveren waar ze tevreden over zijn en uiteindelijk tot een aankoop overgaan. Hierbij is het belangrijk de klant zo goed mogelijk te helpen, door middel van contact met de klant. Kijken wat de mogelijkheden zijn, meerdere opties voor de klant uitwerken of de klant adviseren.
Mijn taak in dit proces is om een creatief design te maken en een offerte op te stellen voor de klant. Als het een grote aanvraag is, overleg ik altijd samen met de eigenaren of we een betere prijs kunnen geven. Als een klant een deadline heeft, neem ik contact op met de leveranciers om te kijken wat de mogelijkheden zijn om de deadline te halen. Dat koppel ik dan weer terug naar de klant.
Tijdens dit proces wordt er verwacht dat ik een goede offerte maak met een zo realistisch mogelijke drukproef van de aanvraag om de klanten zo goed mogelijk te helpen. Ook wordt er verwacht dat ik een zakelijke houding heb tijdens het contact met klanten via de mail of telefoon
Mijn rol in dit proces is mijn creativiteit los te laten op het design voor de klant en uiteindelijk een offerte op te stellen, ondersteund door een mail. In deze mail kan ik uitleg geven over waarom ik sommige dingen zo heb gedaan of vragen stellen aan de klant.
Het doel dat ik voor mezelf heb gesteld tijdens dit proces is om beter te worden in Photoshop en mooie designs te kunnen maken voor klanten die uiteindelijk tot een aankoop overgaan. Ik wil de klanten zo goed mogelijk helpen met het kopen van promotiemateriaal of een relatiegeschenk. Tijdens dit proces ben ik veel creatief bezig, wat ik leuk vind om te doen. Ik vind het belangrijk om zo goed mogelijk werk te leveren. Hiermee bedoel ik een zo realistisch mogelijk design aanleveren aan de klant, met meerdere foto’s van het product, zodat de klant weet hoe het product eruit komt te zien. Waar je uiteindelijk van kunt zeggen: “Hier ben ik trots op dat ik dit design heb gemaakt.” Daardoor heeft PromoXL een tevreden klant die hopelijk vaker terugkomt.
Ik heb een festivalbandje ontworpen voor een festival. Eerst hadden ze een logo aangeleverd, maar dat had te veel details om op het bandje te bedrukken. Ik heb contact opgenomen met de klant om dit te melden en vroeg of ik een design mocht maken met de kleuren van het logo. Dit vond de klant een goed idee. Ik heb het logo geopend in Illustrator om het uit elkaar te halen, en vervolgens in Photoshop een design gemaakt. De klant had een blauw festivalbandje aangevraagd, dus dat was het begin van het design. Het logo bevatte opvallende kleuren, dus ik koos een lichtere tint blauw. De naam van het festival moest erop staan; die heb ik in het midden gezet met het huisje ernaast. Beide heb ik geel gelaten. Vervolgens heb ik een van de pijlen uit het logo gepakt en de vorm aangepast om ze gemakkelijk op het festivalbandje te plaatsen. Dit heb ik twee keer gedaan, en uiteindelijk ziet het festivalbandje er zo uit. Vervolgens heb ik een bijpassende offerte gemaakt voor 250 festivalbandjes en deze bijgevoegd in de mail met een uitleg over wat ik precies heb gedaan om tot dit design te komen. Met de vraag of dit naar wens is of dat er nog iets mist bij het design. Uiteindelijk heb ik de mail verstuurd.
Ik heb een uitleg gegeven over wat ik precies heb gedaan om tot het design te komen bij de klant. Ook heb ik in de offerte de prijs laten zien en hoe het festivalbandje er uiteindelijk uit komt te zien.
Na het maken van het design heb ik aan het team gevraagd of ze nog iets misten aan het design. Casper, de persoon die alle bestellingen plaatst bij de leveranciers, gaf als tip om het design ook op ware grootte te maken. Zo weet de klant precies hoe groot alles gaat worden en is het voor Casper ook makkelijker om de bestelling te plaatsen. Ik had hier zelf niet aan gedacht en heb het uiteindelijk aangepast. Ik heb hem bedankt voor de tip en sindsdien maak ik de festivalbandjes altijd op ware grootte. Het team zit bij elkaar in de buurt, dus je kunt gemakkelijk dingen vragen of overleggen. Dit is een fijne manier van werken, omdat de drempel om dingen te vragen niet zo hoog is.
Tijdens dit proces heb ik voor het eerst echt met Illustrator gewerkt. Dit is een handige tool om designs te maken. Je kunt gemakkelijk een logo uit elkaar halen als je het juiste bestand hebt. Het creatief bezig zijn geeft me ook voldoening, want ik ben blij met het resultaat. Ik heb de drukproef deze week gemaakt, dus ik weet nog niet of de klant uiteindelijk de bandjes heeft gekocht. Dat zou het perfecte resultaat voor mij zijn. Ik verwacht komende week een reactie van de klant, of hij nog een aanpassing wil of dat hij tevreden is en tot een aankoop overgaat.
De rest van het team vond het ook een mooi design en had, buiten het aanpassen naar ware grootte, geen opmerkingen over het design. Dat was fijn om te horen, want een aantal mensen uit het team hebben veel ervaring met designs en sommigen hebben zelfs een designopleiding afgerond. Het is altijd fijn om positieve feedback te krijgen van mensen met ervaring in het vak.
Na het maken van de drukproef was ik tevreden. Ik ben altijd tevreden over mijn drukproeven voordat ik ze uitstuur, anders vraag ik aan het team wat ik anders kan doen om het mooier te maken. Bij zulke aanvragen vraag ik altijd aan het einde nog aan iemand van het team wat hij ervan vindt. Bij deze proef was alles goed, behalve dat het bandje op ware grootte moest worden gezet, wat ik hierboven al heb benoemd.
De volgende keer doe ik het precies op dezelfde manier, want dit is een fijne manier van werken. Alleen weet ik nu dat ik het festivalbandje op ware grootte moet aanleveren, omdat dit makkelijker is voor degene die het moet bestellen. Buiten dat zal ik niets anders aan mijn werkproces veranderen.
Deze situatie zal ik nogmaals kunnen uitvoeren, omdat ik dit al vaker heb gedaan. Dit is mijn dagelijkse hoofdtaak tijdens mijn stage. Alleen verschilt het hoe creatief ik moet zijn per proefdruk; sommige drukproeven zijn niet zo moeilijk om te maken en andere kosten meer tijd. Het proces hoe ik het aanpak blijft altijd hetzelfde, zodat ik zeker weet dat ik niets vergeet. Ik heb een stappenplan dat ik volg per drukproef.
Stappenplan:
- Ik bekijk de aanvraag (wat hebben ze aangevraagd, hoeveel, welke druklocatie).
- Daarna controleer ik of het logo geschikt is voor wat ze willen.
- Ja, Als dit het geval is, ga ik kijken of het product op voorraad is. Zo niet, zoek ik een alternatief product.
- Nee, ik pas het logo aan zodat het wel mogelijk is, en ik licht dit later toe in de mail.
- Vervolgens plaats ik het juiste product in het Photoshop bestand en voeg ik het logo toe.
- Dan bekijk ik of het logo moet worden aangepast.
- Sommige tekst weghalen.
- Logo in minder kleuren maken (aangezien er per kleur bedrukking wordt betaald).
- Daarna bekijk ik de druklocatie en plaats ik het logo er mooi op.
- Vervolgens voeg ik meer afbeeldingen toe om een goed beeld van het product te krijgen.
- Daarna sla ik het op en voeg ik het toe aan het ticket.
- Dan controleer ik de prijzen of pas ik deze aan.
- Soms geef ik een korting als ze een grote aanvraag doen.
- Daarna stel ik een mail op voor de klant met extra uitleg of vragen voor hen.
- Vervolgens verstuur ik de mail en wacht ik op een reactie of er iets moet worden veranderd of dat het product kan worden besteld.
Dit volg ik bij elke nieuwe aanvraag zodat ik geen fouten maak. Als iets onduidelijk is, vraag ik het aan het team of aan een van de eigenaren. Zij weten vaak wel het antwoord. Ik merk dat hoe meer drukproeven ik maak, hoe beter en sneller het gaat. Ik word ook steeds creatiever naarmate de tijd verstrijkt. Ik merk ook dat steeds meer proeven die ik uitstuur, leiden tot een order. In het begin pakte ik vaak de makkelijkere drukproeven, maar nu vind ik het juist leuk om de designs voor klanten te maken. Dan ben je wel langer bezig met een klant, maar het resultaat is leuker. De reacties die je terugkrijgt van klanten zijn ook altijd leuk.
Ik neem mezelf voor om zo creatief mogelijk te blijven tijdens het maken van de proefdrukken en mijn Photoshop-skills te blijven verbeteren. Dit is namelijk een goede vaardigheid om te hebben voor de toekomst.