Tijdens mijn stageperiode heb ik meerdere taken die ik dagelijks uitvoer. Hierdoor moet ik me per taak weer aanpassen en heb ik aanpassingsvermogen nodig. De taken die ik uitvoer kunnen verschillen, zoals het maken van drukproeven, opstellen van offertes, klantcontact, schrijven van SEO-teksten, werken aan mijn onderzoek en het verwerken van bestellingen. Dit doe ik samen met het team van PromoXL door te overleggen wie welke taak oppakt, zodat alles op tijd af is. Aangezien meerdere medewerkers deze taken uitvoeren, stemmen we af wie wat doet om te voorkomen dat we de hele dag hetzelfde doen. Dit helpt om langer geconcentreerd te blijven en maakt het werk interessanter.
Echter, door deze taakverdeling is aanpassingsvermogen wel vereist, vooral bij het switchen tussen taken. Dit speelt zich af tijdens mijn stageperiode op het kantoor van PromoXL.
De taken die ik moet uitvoeren heb ik hierboven al beschreven, maar ik zal ze nu individueel behandelen en uitleggen wat deze taken inhouden. Er wordt verwacht dat ik deze taken serieus en met aandacht uitvoer. Veel van deze taken had ik nog nooit of nauwelijks eerder gedaan. Mijn doel tijdens mijn stageperiode was dan ook om deze taken goed onder de knie te krijgen, omdat het waardevolle vaardigheden zijn om te beheersen. Het belangrijkste voor mij is om deze werkzaamheden zo goed mogelijk uit te voeren en veel nieuwe dingen te leren bij PromoXL.
Een van mijn hoofdtaken tijdens mijn stage is het maken van drukproeven. Dit houdt in dat ik voorbeeldontwerpen maak voor klanten. Ze geven aan welk product ze willen en waar ze hun logo geplaatst willen hebben. Deze informatie krijg ik via een dashboard waar alle klantverzoeken staan vermeld. Soms vragen klanten ons om zelf een ontwerp te maken, dus dan voeg ik het logo toe in Photoshop en plaats het op het product. Ik zorg ervoor dat het logo mooi op het product staat en voeg extra afbeeldingen toe om klanten een goed beeld te geven van het product. Vervolgens sla ik het ontwerp op en maak ik een offerte.
Na het maken van een drukproef stel ik een offerte op. In het begin van mijn stageperiode moest ik de offerte handmatig samenstellen, wat veel tijd kostte. Tijdens mijn stageperiode hebben ze echter een systeem geïmplementeerd waardoor de offerte automatisch wordt gegenereerd vanuit hetzelfde systeem als waar het dashboard in staat. Wat de klant aanvraagt, wordt direct gekoppeld aan de offerte. Indien nodig kan ik de offerte nog aanpassen als de klant bijvoorbeeld verzoekt om druklocaties die niet mogelijk zijn met hun logo. Nadat ik de offerte heb opgesteld, stuur ik deze naar de klant.
Dit gebeurt meestal via e-mail. Tijdens mijn stageperiode had ik veel e-mailcontact met klanten. Na het maken van de drukproef en de offerte, stel ik een e-mail op voor de klant. Hierin geef ik een korte beschrijving van wat ik heb gedaan met betrekking tot het ontwerp. Als er wijzigingen zijn aangebracht in het ontwerp of de offerte, vermeld ik dat ook in de e-mail. Door het nieuwe offertesysteem kunnen klanten nu online hun bestelling plaatsen. Voorheen moest dit via e-mail gebeuren. Nu bevat de e-mail een link waarop klanten kunnen klikken om de bestelling af te ronden als ze tevreden zijn. Als ze wijzigingen willen aanbrengen, kunnen ze antwoorden op de e-mail met hun aanpassingen. Vervolgens komt dit weer bij mij terecht en pas ik het ontwerp aan waar nodig. Daarna stuur ik het opnieuw naar de klant.
Voor mijn onderzoek heb ik ook veel contact met klanten, omdat ik een kwalitatief onderzoek uitvoer. Hiervoor heb ik eerst de klanten van PromoXL gesegmenteerd, aangezien dit nog niet eerder was gedaan. Ik heb drie klantengroepen geselecteerd die het beste aansluiten bij de doelgroep die ik wil onderzoeken. Ik heb deze klanten doordeweeks benaderd om interviews af te nemen of afspraken te maken voor interviews. Dit heb ik op verschillende tijdstippen gedaan om te onderzoeken of de reacties verschillen. Ik heb gemerkt dat mensen het beste reageren kort na de middagpauze of aan het einde van de dag.
Een andere taak van mij is het verwerken van bestellingen. Dit houdt in dat wanneer een bestelling bij de klant is afgeleverd, ik dit verwerk in het systeem als zijnde afgeleverd. Als de bestelling tussen de 1 en 2 weken bij de klant is aangekomen, vragen we ook aan de klant om een review achter te laten voor PromoXL.
Een nieuwe taak die ik heb gekregen is het schrijven van SEO-teksten voor de website van PromoXL. PromoXL heeft al teksten op de website staan, maar wil beter zichtbaar worden op Google. Dit doen we met behulp van een tool die alle concurrenten scant en relevante zoekwoorden identificeert voor specifieke pagina’s op de site van PromoXL. Deze zoekwoorden verwerken we dan in de teksten of voegen we extra teksten toe om de SEO-score te verhogen.
Als het wat rustiger is met de bovengenoemde taken, werk ik aan mijn onderzoek, voornamelijk aan mijn portfolio of verslag. Hiervoor heb ik elke vrijdag de hele dag de tijd, maar soms is er extra tijd nodig of vrij om verder te werken aan mijn onderzoek.
Ik heb de exacte taken die ik heb uitgevoerd en daardoor mijn aanpassingsvermogen heb moeten tonen hierboven beschreven. Tijdens deze werkzaamheden heb ik mijn best gedaan om alles zo goed mogelijk uit te voeren en met aandacht te werken. Door goed te communiceren met het team is dit ook gelukt. Tijdens dit proces heb ik geleerd dat communicatie belangrijk is en dat je aanpassingsvermogen nodig hebt om dit soepel te laten verlopen. Dit ging steeds beter naarmate ik het team beter leerde kennen. Dit is ook cruciaal in dit proces. Het team is heel behulpzaam en ik kon gemakkelijk met hen schakelen. Iedereen kan zich gemakkelijk aanpassen, wat nodig is gezien de grootte van het team. Dit was juist prettig tijdens dit proces, omdat we altijd korte lijnen hadden en niet lang op reacties hoefden te wachten. De sfeer bij PromoXL is erg laagdrempelig, wat het nog makkelijker maakte om te communiceren en aan te passen waar nodig. Zowel ik als het team hebben deze manier van werken als positief ervaren.
Doordat ik goed op elkaar ben afgestemd met het team en we goed kunnen schakelen, zijn er nu andere taken die we kunnen oppakken, zoals het schrijven van SEO-teksten. Dit is erg goed voor PromoXL, aangezien ze verwachten dat dit meer verkeer naar hun website zal trekken, wat kan leiden tot meer omzet en groei voor het bedrijf. Robert heeft zelf gezegd dat er door efficiëntie extra tijd is vrijgekomen, waardoor we nu ook andere taken kunnen oppakken om verder te groeien. Een aantal medewerkers is al toegewezen aan het werken aan de SEO-teksten en dit is goed opgepakt door het team. Ze vinden het leuk om te doen en het is ook leerzaam. Ikzelf vind het ook een interessant onderwerp, dus dat maakt het nog leuker om te doen. We hebben er vorige week een vergadering over gehad, dus we zitten nog in de opstartfase. Dat maakt het ook leuk, omdat we kunnen experimenteren om te zien wat werkt en wat niet. We kunnen kijken hoe we het beste kunnen schrijven en welke hulpmiddelen gemakkelijk te gebruiken zijn. We hopen over een tijdje resultaten te zien door meer aanvragen die binnenkomen. Ik ben tevreden over hoe ik mijn verschillende taken heb uitgevoerd tijdens mijn stageperiode.
